Datenverwaltung: So klappt es für kleine Unternehmen

Wer ein Unternehmen gründet, sieht sich schnell damit konfrontiert, Unmengen an Daten zu verwalten. Und während viele Gründer sich mit grundlegenden Aufgaben wie Buchhaltung, Budgetierung und Vermarktungsstrategien zumindest...

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Wer ein Unternehmen gründet, sieht sich schnell damit konfrontiert, Unmengen an Daten zu verwalten. Und während viele Gründer sich mit grundlegenden Aufgaben wie Buchhaltung, Budgetierung und Vermarktungsstrategien zumindest ansatzweise auseinandergesetzt haben, verfügen sie über wenig Wissen, wie selbige Daten möglichst sicher und effizient gehandhabt werden. Zur Datenverwaltung werden zahlreiche Lösungen angeboten, die häufig recht kostspielig sind. Inhaber kleiner Unternehmen stehen aber auch günstigere Programme zur Verfügung, mit denen die Datenverwaltung nicht zum horrenden Kostenfaktor ausartet. Dieser Artikel gibt Tipps, wie Daten möglichst unkompliziert administriert werden können.

Datenaufbereitung

Wer Daten sammelt, sollte sie in der Regel auch präsentieren können. Nur so erhält das Team anschaulichen Einblick in die Fortschritte der Firma oder kristallisiert sich ein bestimmtes Nutzerprofil heraus. Doch diese Aufbereitung verbinden viele mit stundenlangem Herumhantieren mit Word oder PowerPoint, um ein mittelmäßiges Tortendiagramm auf die Beine zu stellen. Programme wie Pagination vereinfachen das Database Publishing um ein Vielfaches, indem sie eingespeiste Daten im Handumdrehen in anschauliche Dateien verwandeln. Der User kann dabei aus unterschiedlichen Vorlagen wählen, die am besten zu seinem Vorhaben passen. Mit dem Programm können beispielsweise auch Kataloge aufbereitet werden, die sofort druckfertig sind.

Datenarchivierung

Sofern nicht unbedingt nötig, genügt es auch bei kleinen Unternehmen, Dateien in digitaler Form zu verwalten. Sie müssen nicht ausgedruckt und in dicken Leitz-Ordnern gesammelt werden. Allerdings braucht auch eine digitale Verwaltung viel System. Dateien sollten deshalb mit standardisierten Namen abgespeichert werden, und zwar an einem bestimmten Ort im Computer, der eigens dafür reserviert ist. Unerlässlich ist zudem eine zentrale Datei – zum Beispiel eine Excel-Liste – in der alle Dateien gesammelt sind und vermerkt ist, wo genau im System sich diese befinden. Dies macht es innerhalb des Unternehmens leichter nachzuvollziehen, wie auf wichtige Daten zugegriffen werden kann.

Regulierungen beachten

Allerdings können kleine Unternehmen sich bei der Datenverwaltung nicht nur von ihren eigenen Vorstellungen leiten lassen. Häufig bestehen bestimmte Regelungen in der Industrie, denen Folge geleistet werden muss. Von der DSGVO sind alle Unternehmen betroffen, und auch für kleine Unternehmen bedeutet sie eine große Umstellung. Insgesamt sollte eine ausgereifte Strategie aber die Qualität der Daten überwachen, die Daten stringent verwalten und sie auch sauber analysieren. Eine solche Strategie macht es den Unternehmen leichter, ihre Datenerhebung transparent zu machen und Daten nach Vorschriftsdauer aufzubewahren.

Löschen vs. Sichern

Trotzdem werden auch Kleinunternehmen feststellen, dass sie nicht mit allen Daten etwas anfangen können, die sie erheben. Unnötige Daten oder Daten, die an Relevanz verloren haben, können Verwaltungssysteme verstopfen oder unübersichtlich machen. Sie sollten deshalb in regelmäßigen Abständen geprüft und gegebenenfalls gelöscht werden. In diesem Prozess ist jedoch besondere Vorsicht geboten. Schließlich sollten sich Unternehmen nur von den Daten trennen, die sie wirklich entbehren können. Für alle anderen Daten gilt: Doppelt hält besser. Backups mit dafür geeigneten Tools sollten an der Tagesordnung stehen, sodass verloren gegangene Daten im Zweifelsfall mithilfe einer Sicherung wieder hergestellt werden können.

Wenn Budget dafür übrig bleibt oder die Menge an Daten überhandnimmt, macht es in einem nächsten Schritt Sinn, die Verwaltung von Daten zu Outsourcen. Solange Kleinunternehmer aber selbst ihrer Daten Herr werden können, sparen sie sich mit diesen Tipps Kosten.

Foto: Pixabay

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